Wiki leicht gemacht mit Microsoft Teams

Wiki leicht gemacht mit Microsoft Teams

Für Unternehmen stellt es eine Herausforderung dar, die Kenntnisse und Fähigkeiten aller Mitarbeiter/innen effizient zu nutzen und ihr gesammeltes Wissen als “Wissensdatenbank” oder “Knowledgebase” so bereitzustellen, dass alle davon profitieren können. Als Lösung bietet sich ein für alle zugänglicher zentraler Ort an, an dem Fach- und Hintergrundwissen zu komplizierten Sachverhalten abgelegt, Dokumentationen von Arbeitsabläufen hinterlegt und „Tipps & Tricks“ weitergegeben werden können.

In vielen Unternehmen werden derartige Informationen in Form von Dokumenten auf Fileservern, möglicherweise an verschiedenen Orten und mit verschachtelten Ordnerstrukturen, abgelegt. Besser geeignet sind Wikis, die ähnlich wie das bekannte Wikipedia aufgebaut sind. Hier kann die Informationsablage so eingerichtet werden, dass alle im Team nicht nur Lese- sondern auch Schreibzugriff haben und so ihr Wissen miteinander teilen können.

Natürlich muss auf einige Dinge geachtet werden: Wenn jeder und jede nach eigenem Gusto etwas ins Wiki schreibt, hält bald das Chaos Einzug, und die wertvollen Informationen versinken darin.

Ein einheitliches Format der Einträge hilft z.B. der Lesbarkeit der Artikel enorm. Und wenn die Überschriften der Artikel in einem entsprechend verlinkten Inhaltsverzeichnis zusammengefasst sind, lässt sich im besten Fall auf einen Blick sehen, wo die benötigten Informationen zu finden sind.

Wiki mit Microsoft Teams

Am besten richtet man die Wiki-Seite so ein, dass eine bestimmte Struktur bereits vorgegeben ist und der jeweilige Text quasi automatisch in diese „Form“ gegossen wird. Falls bereits Microsoft Teams zur firmeninternen Kommunikation genutzt wird, lässt sich ganz einfach eine Wiki-Registerkarte zum Teambereich hinzufügen:

Die frisch erstellte Wiki-Seite bietet zunächst eine Art Formular mit einem Bereich für den Seitentitel, einem Bereich für den Abschnittstitel und einem weiteren Bereich für den eigentlichen Text. Über den Button links oben öffnen Sie das Inhaltsverzeichnis, das automatisch aus den Seiten- und Abschnittstiteln generiert wird.

Ein einfaches Wiki lässt sich so sehr schnell einrichten, z.B. für ein Mitarbeiterhandbuch. Neue Inhalte können jederzeit ergänzt werden, die einzelnen Abschnitte können von mehreren Personen bearbeitet werden, und das automatisch generierte Inhaltsverzeichnis sorgt für eine übersichtliche Darstellung:

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Eine Volltextsuche oder Verschlagwortung ist in den in Teams integrierten Wikiseiten bislang nicht möglich. Wir erwarten, dass diese Funktion jedoch noch zu den Teams-Wikis hinzugefügt wird.

Volltextsuche und Versionen – Wiki mit SharePoint Online

Möchten Sie auch diese Funktionalität jetzt nutzen und darüber hinaus Artikelversionen oder differenzierte Schreibberechtigungen verwalten, bietet sich das Einrichten eines Wikis mit SharePoint Online an. Mehr dazu können Sie in unserem nächsten Blog-Beitrag erfahren 😉, oder nehmen Sie bereits jetzt Kontakt mit uns auf.

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