Einfaches Projektmanagement mit Office365: Nicht immer muss es das ganz große Besteck sein

Einfaches Projektmanagement mit Office365: Nicht immer muss es das ganz große Besteck sein

Wenn Anzahl und Umfang der betreuten Projekte nicht allzu groß sind, aber beim Verwalten aller Aufgaben und Deadlines in Tabellen der Überblick verloren geht, stellt sich in vielen Unternehmen die Frage nach einer Projektmanagementlösung. Ein Spezialprodukt für Projektverwaltung scheint “Overkill” zu sein und ist oft mit beträchtlichen Kosten und hohem Einarbeitungsaufwand verbunden. Office 365 bietet eine Reihe von praktischen Lösungsansätzen für Ihr Unternehmen:

Microsoft Teams

Möglicherweise nutzen Sie Microsoft Teams schon länger als Tool zur Kommunikation im Unternehmen und kennen die Vorteile: Eine Gruppenunterhaltung ist in Teams einfacher als über Email, und Informationen “versickern” nicht mehr in den Postfächern Einzelner.  Aber auch die klassische Projektverwaltung ist mit Microsoft Teams möglich. Bereits in der Standardkonfiguration steht Ihnen auch ein komplettes Dokumentenmanagementsystem für die zentrale Ablage, Bearbeitung und Verwaltung von Projektdokumenten zur Verfügung. Und die Terminverwaltung über Teamkalender ist direkt auch in Outlook integriert, so dass persönliche Termine und Team-Meetings leicht verwaltet werden können.

Ergänzend erweitern Sie die Konfiguration mit Microsoft Planner um eine komfortable zentrale Aufgabenverwaltung im Stil eines Kanban-Boards. In dieser Konfiguration stehen einem Team alle Funktionen für das Projektmanagement zur Verfügung, per Teams auf dem Desktop, über Outlook, und auch in der mobilen Teams-App, die gleichzeitig als Messenger für die unternehmensinterne Chat-Kommunikation dient.

Spezialisierte Module für das Projekt- und Aufgabenmanagement werden von Drittanbietern wie Asana und Wrike angeboten und ergänzen die Projektmanagement-Funktionen.

Asana

Bei  Asana  handelt es sich um  eine  Plattform zur Arbeitsverwaltung für Teams. 

In einem Projekt können Aufgaben und Deadlines zugewiesen werden. Die einem selbst zugewiesenen Aufgaben können in einer Übersicht angesehen werden. Asana Boards werden in Microsoft Teams allerdings aktuell noch nicht unterstützt. In Asana verwaltete Aufgaben können in Teams als erledigt markiert, aber nicht bearbeitet werden. Beim Klicken auf eine Aufgabe wird eine externe Webseite geöffnet, um die Aufgabe in Asana zu bearbeiten. 

Dateien können an eine Aufgabe angehängt werden, aber  Teams-Dokumente sind nicht direkt einer  Aufgabe zuzuordnen. Aufgaben können als voneinander abhängig markiert und entsprechend verwaltet werden.Das Erstellen von Reports zu Projekten ist in der Business Edition möglich.  

Wrike

Wrike  ist  eine  Cloud-basierte, teamübergreifende Software für  Zusammenarbeit  und Projektmanagement und eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche. 

Es kann in Ihrem E-Mail-Programm integriert werden. Wenn Sie einer Aufgabe folgen, werden Sie von  Wrike  per E-Mail über Änderungen an dieser Aufgabe informiert. Außerdem lassen sich  Benachrichtigungen zu geplanten oder überfälligen Aufgaben einrichten, für Ihre eigenen, aber auch für von Ihnen an andere zugewiesene Aufgaben.Wrike bietet eine direkte Integration mit Microsoft Teams und ermöglicht so das Verbinden von Team-Chats mit Aufgaben.  

Sowohl  Wrike  als auch  Asana  können über eine  Registerkarte  in Teams eingebunden werden. 

Die Kosten für Asana und Wrike  werden pro Monat und Nutzer  berechnet und variieren abhängig von der Anzahl der Nutzer und anhand der  verfügbaren Features. Eine individuelle Beratung zum jeweiligen Nutzungsbedarf ist hier ratsam. 

Microsoft Planner

Ebenso kann Microsoft Planner über eine Registerkarte in Teams eingebunden werden. Es ist bereits Bestandteil bestimmter Office 365-Lizenzen und somit im entsprechenden Fall ohne zusätzliche Kosten in Verbindung mit Teams nutzbar 

Falls nur wenige Projekte gleichzeitig zu managen sind, kann dies bei Planner auf ein und derselben Registerkarte geschehen, wobei die einzelnen Projekte durch die Buckets und verschiedene farblich unterschiedliche Bezeichnungen abgebildet werden. 

Bei einer Gruppierung aller Aufgaben nach Status kann man anhand der farbigen Labels erkennen, zu welchem Projekt die jeweiligen Aufgaben gehören. 

Werden viele oder sehr umfangreiche Projekte mit einer Vielzahl von Aufgaben gleichzeitig verwaltet, sollte für jedes Projekt eine neue Planner-Registerkarte angelegt werden. Die einzelnen Aufgaben können in den Buckets dann themenbezogen gruppiert werden. 

Aufgaben können in den verschiedenen Ansichten ganz einfach per Drag&Drop in einen anderen Themen-Bucket verschoben, einer anderen Person zugewiesen oder als „Erledigt“ markiert werden. Ein im Dateien-Bereich hinterlegtes Dokument können Sie über einen Link einer Aufgabe hinzufügen. 

Eine einfache Projektverwaltung mit wenigen Klicks ist also mit Microsoft Teams und Planner möglich, effiziente Kommunikation im Team gleich inbegriffen! 

In welcher Form Sie Office365 für ein modernes Projektmanagement in Ihrer Organisation einführen, lässt sich am besten im direkten Gespräch klären. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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